L’ufficio acquisti nel settore edile: il cuore della gestione dei materiali!

Il settore dell’edilizia si compone di diversi reparti, ognuno con proprie competenze specifiche.

Oggi andremo a conoscere nello specifico l’ufficio acquisti, i suoi compiti e le competenze necessarie per farne parte.

Le mansioni dell’ufficio acquisti

L’ufficio acquisti è il reparto che si occupa dell’approvvigionamento aziendale – dalla fase di acquisto a quella di gestione.

È chiaro fin da subito l’importanza di questa area aziendale, in quanto sostanzialmente si occupa di muovere parecchio denaro, sia in entrata che in uscita.

Ogni sua azione ha quindi un impatto diretto sull’economia aziendale!

Il rapporto con i fornitori è il primo aspetto che l’ufficio acquisti deve curare.

Reperire materiali di buona qualità al minor costo è importantissimo (soprattutto nell’ultimo biennio).

Ma allo stesso tempo ci sono altri aspetti da tenere fortemente in considerazione:

• disponibilità e reperibilità dei materiali;
• tempi di consegna;
• assistenza nel caso di problemi con le forniture;

Proprio quest’ultimo punto ci fa capire che oltre alla capacità di intrattenere una trattativa di compravendita – fondamentale per un professionista dell’ufficio acquisti – è importante essere in grado di scegliere accuratamente i fornitori da cui servirsi e di instaurare con loro un rapporto di fiducia.

Superata questa fase legata alla scelta e alla gestione dei rapporti con i fornitori, l’ufficio acquisti ha come altro compito quello di occuparsi della parte di acquisto dei materiali.

Quantità, qualità e basso costo sono le parole chiave in questo caso.

La cosa più importante è evitare spreco di denaro –acquistando il giusto quantitativo di materiale- così da avere pochi esuberi ed essere in grado di pagare sempre puntualmente i fornitori.

Ritardi ripetuti e reiterati nel tempo possono compromettere la vita a lungo termine dell’azienda, questo è certo!

Un’accurata gestione degli acquisti risolve tanti problemi e spiana la strada al lavoro di tutta l’azienda.

Pensiamo, ad esempio, ad un acquisto sbagliato e alle sue conseguenze:

• quantitativo in eccesso

In questo caso si rischia di ritrovarsi con del materiale in esubero. La conseguenza più immediata è la perdita momentanea del capitale investito e quindi l’impossibilità di usarlo per attività più remunerative;

• quantitativo insufficiente

Qui le conseguenze sono più legate alla produzione finale, che può subire dei ritardi nel caso in cui non si riesca a reperire in maniera rapida il materiale mancante necessario a terminare i lavori;

•  scarsa qualità

Nessuna azienda vuole avere problemi con i propri clienti, tanto meno lamentele sulla qualità scadente dei materiali utilizzati. Questo potrebbe causare un effetto domino e la conseguente perdita di altri clienti.

La qualità è sempre al primo posto –anche se spesso è difficile farla coincidere con i costi contenuti!

Ed è per questo che tutti i membri dell’ufficio vendite – oltre alle già citate soft skills – hanno anche delle competenze specifiche (dette anche hard skills).

Le competenze dell’ufficio acquisti

Per svolgere tutte le mansioni di cui abbiamo parlato, un professionista dell’ufficio acquisti deve avere delle qualità sia tecniche sia umane di grande spessore:

• conoscenza dei materiali;
• conoscenza delle dinamiche di mercato;
• autonomia decisionale;
• spirito d’iniziativa;
• capacità organizzativa e di analisi;
• facilità nel trattare con le persone e i clienti;
• affidabilità;
• abilità comunicativa, di negoziazione e predisposizione al lavoro di gruppo.

La formazione professionale è quindi importante per inserirsi in questo settore nella maniera più efficace possibile. Sono consigliati pertanto dei percorsi di studio in campo economico – che possono essere integrati da un periodo di esperienza sul campo.

In questo modo la persona potrà vedere con i suoi occhi cosa vuol dire la pratica e la vita quotidiana del cantiere!

E soprattutto, può ambire a “scalare” le gerarchie dell’ufficio – diventando responsabile dell’ufficio acquisti, una figura chiave nel cantiere e di cui parliamo ora.

Il responsabile dell’ufficio acquisti: mansioni e competenze

Il responsabile dell’ufficio acquisti è, in poche parole, il direttore del reparto acquisti: è una figura strategica che – grazie alle sue diverse competenze – gestisce l’entrata e l’uscita dei materiali.

Il suo primo approccio quindi è rivolto alla valutazione dei bisogni aziendali, con particolare attenzione a quantità e qualità dei materiali da reperire.

Questa valutazione è eseguita in stretta collaborazione con il reparti di produzione e di vendita.

Fondamentali, quindi, sono la conoscenza del funzionamento degli altri reparti e una grande capacità di lavorare in gruppo e di usare una comunicazione efficace.

La capacità di negoziazione è un altro aspetto cruciale.

Infatti, il responsabile dell’ufficio acquisti deve essere in grado – oltre a intavolare trattative efficaci con i fornitori – di negoziare con la direzione aziendale sul budget disponibile per l’approvvigionamento dei materiali.

Uno stratega quindi, non solo dei rapporti lavorativi, ma anche nell’ elaborazione della progettualità nel reperire i materiali.

Quando si parla di soldi niente può essere lasciato al caso!

Per questo il suo lavoro necessita di organizzazione e strategia a breve e lungo termine, così da evitare sprechi sia di materiali che di soldi.

Risulta quindi importantissimo la capacità di analisi del mercato e delle tendenze di consumo dei materiali e della sua logistica.

Un altro aspetto cruciale – che merita un approfondimento a parte – è la gestione delle relazioni commerciali. 

Ma il lavoro del responsabile dell’ufficio acquisti non finisce una volta scelti i fornitori!

Serve infatti un costante monitoraggio e aggiornamento delle condizioni di mercato per avere sempre delle alternative disponibili ed essere in grado di cambiare rapidamente, se necessario, fornitori.

La capacità di problem solving è fondamentale!

L’ufficio acquisti: un’opportunità di lavoro sempre più richiesta!

Come già detto in altri articoli del nostro blog (come questo qui), il settore delle costruzioni sta crescendo sempre di più – ma non solo per il 110%.

Le smart-cities, le infrastrutture e il fenomeno dell’urbanizzazione hanno portato a una rapida ripresa e crescita di tutto il mondo costruzioni.

E per costruire… servono materiali!

Perciò, dove ci sono materiali è necessario un ufficio acquisti, con i suoi impiegati ed addetti.

Ecco perché questa area aziendale è in forte espansione, di conseguenza le figure professionali in grado di farne parte sono sempre di più ricercate. 

Perciò, se ti appassiona l’idea di essere al centro di un settore in forte crescita…

Perché non dai un’occhiata al nostro sito? Potrai trovare molte offerte di lavoro come addetto all’ufficio acquisti!

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